Politique de confidentialité Spotifone

Version du 8 juillet 2026 Application : Spotifone Site : spotifone.com Éditeur et responsable du traitement : PHONE GS, SAS au capital de 5 000 euros, immatriculée sous le numéro 811 003 888 RCS Pontoise, siège social : 41 avenue du 8 Mai 1945, 95200 Sarcelles, France. Contact données personnelles : contact@spotifone.com

1. Objet de la politique

La présente politique explique comment PHONE GS collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles traitées dans le cadre de l’application Spotifone, du site spotifone.com, des interfaces web associées, du support client, de la facturation et des services de téléphonie proposés sous la marque Spotifone.

Spotifone est un service de téléphonie sur internet permettant notamment l’utilisation de numéros français, d’appels entrants et sortants via internet, de messagerie vocale, d’historique d’appels, de transfert, de conférence, d’enregistrement manuel d’appels, de transcription, de modules SPOT, de secrétariat AI et de fonctionnalités professionnelles pour employeurs et employés.

Cette politique s’applique aux particuliers, professionnels, sociétés, employeurs, employés et visiteurs du site.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

PHONE GS Société par actions simplifiée au capital de 5 000 euros SIREN : 811 003 888 SIRET : 811 003 888 00021 TVA intracommunautaire : FR58811003888 Siège social : 41 avenue du 8 Mai 1945, 95200 Sarcelles, France Email : contact@spotifone.com

PHONE GS n’a pas indiqué avoir désigné un délégué à la protection des données. Le point de contact pour toute question relative aux données personnelles est : contact@spotifone.com.

3. Données collectées

Selon l’utilisation du service, PHONE GS peut collecter les catégories de données suivantes :

3.1 Données d’identification et de compte

nom ;
prénom ;
numéro mobile utilisé pour l’inscription et la vérification par code SMS ;
adresse email ;
société ;
adresse postale ;
ville ;
code postal ;
statut particulier, professionnel, employeur ou employé ;
identifiants internes de compte ;
numéro ou numéros Spotifone attribués.

3.2 Données de vérification et justificatifs

pièce d’identité ;
justificatif de domicile ;
extrait Kbis pour les professionnels ;
informations de contrôle, acceptation, refus ou validation des documents ;
échanges avec le support relatifs à la vérification.

Les documents sont vérifiés manuellement par PHONE GS. Ils sont conservés dans des conditions raisonnables de sécurité, pour les durées nécessaires aux finalités de vérification, de lutte contre la fraude, de preuve et de conformité réglementaire.

3.3 Données de paiement et facturation

références client Stripe ;
statut de paiement ;
quatre derniers chiffres de carte lorsque disponibles ;
factures ;
historique des paiements ;
impayés, tentatives de paiement et mesures de suspension.

PHONE GS ne conserve pas le numéro complet de carte bancaire. Les données complètes de carte sont traitées par Stripe.

3.4 Données de téléphonie et d’utilisation du service

historique des appels ;
date, heure, durée, sens de l’appel, numéro appelé ou appelant lorsque nécessaire au service ;
volume de minutes sortantes ;
messagerie vocale ;
enregistrements d’appels lorsque l’utilisateur active la fonctionnalité ;
transcriptions d’appels ;
configurations d’appel, transfert, conférence, répondeur et règles associées ;
numéros attribués, ajoutés, portés, suspendus, résiliés ou placés en quarantaine.

3.5 Données liées aux contacts du téléphone

L’application peut demander l’accès au carnet de contacts du téléphone afin de faciliter l’utilisation du service. Les contacts restent uniquement dans le téléphone de l’utilisateur et ne sont pas envoyés sur les serveurs de PHONE GS, sauf évolution fonctionnelle clairement annoncée et soumise à la réglementation applicable.

3.6 Données techniques

adresse IP ;
identifiants techniques de session ;
modèle de terminal ;
système d’exploitation ;
version de l’application ;
logs techniques ;
données de crash et de diagnostic via Sentry ou outil équivalent ;
jetons de notifications push ;
traces de sécurité, fraude ou abus.

3.7 Permissions du terminal

L’application peut demander les permissions suivantes :

microphone, nécessaire aux appels ;
caméra, nécessaire à la prise ou l’envoi de justificatifs ;
notifications push, nécessaires aux alertes, appels, messages et informations de service ;
contacts, uniquement pour faciliter l’affichage ou la sélection de contacts dans le téléphone ;
internet, nécessaire au fonctionnement du service.

Spotifone n’utilise pas la localisation GPS précise.

3.8 Données marketing

Avec le consentement de l’utilisateur lorsque requis, PHONE GS peut traiter :

email ;
numéro de téléphone ;
préférences marketing ;
consentements et retraits de consentement ;
interaction avec emails, notifications, campagnes, pages et publicités ;
données issues de cookies, pixels, SDK analytics ou outils marketing lorsque ceux-ci sont activés.

4. Finalités et bases légales

Finalité	Base légale principale
Création et gestion du compte	Exécution du contrat
Vérification par SMS	Exécution du contrat / intérêt légitime de sécurité
Vérification d’identité, domicile et Kbis	Exécution du contrat / obligations légales ou réglementaires / intérêt légitime de lutte contre la fraude
Attribution, gestion et portabilité de numéros	Exécution du contrat / obligations télécom
Fourniture des appels, messagerie, historique, transfert et conférence	Exécution du contrat
Enregistrement manuel et transcription d’appels	Exécution du contrat / consentement ou intérêt légitime selon les cas / respect des obligations applicables
Facturation, paiement et recouvrement	Exécution du contrat / obligations comptables et fiscales
Prévention des fraudes, impayés, abus, sécurité	Intérêt légitime / obligations légales
Support client et réclamations	Exécution du contrat / intérêt légitime
Notifications de service	Exécution du contrat / intérêt légitime
Communications marketing	Consentement lorsque requis / intérêt légitime pour certaines communications B2B pertinentes
Cookies, pixels et traceurs non essentiels	Consentement
Statistiques, amélioration du service, diagnostic	Intérêt légitime ou consentement selon la technologie utilisée

5. Enregistrements, transcriptions et intelligence artificielle

L’enregistrement d’appels est manuel et activé par l’utilisateur. L’interlocuteur est informé par un message vocal, un bip ou tout dispositif équivalent mis en œuvre par Spotifone.

Les appels enregistrés peuvent être transcrits automatiquement par intelligence artificielle. PHONE GS utilise habituellement OpenAI ou des prestataires équivalents et se réserve le droit de changer de prestataire, sous réserve du respect de la réglementation applicable et de mesures de sécurité adaptées.

Les enregistrements et transcriptions ne sont pas utilisés par PHONE GS pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

Les résultats générés par l’IA sont indicatifs, peuvent être incomplets ou inexacts et doivent être vérifiés par l’utilisateur.

6. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles aux catégories suivantes de destinataires, uniquement dans la limite nécessaire à leurs missions :

personnel autorisé de PHONE GS, notamment support, administration, technique, facturation et sécurité ;
prestataires d’hébergement, notamment OVH ;
prestataires de paiement, notamment Stripe ;
outils de diagnostic et suivi d’erreurs, notamment Sentry ;
prestataires email et marketing, notamment Brevo/Sendinblue ou outils équivalents ;
prestataires analytics, pixels, SDK et publicité lorsque mis en œuvre avec les choix de consentement applicables ;
prestataires d’intelligence artificielle, notamment OpenAI ou équivalents ;
opérateurs, interconnexions, fournisseurs techniques ou autorités nécessaires à la fourniture des communications électroniques ;
experts, conseils, avocats, commissaires aux comptes, autorités administratives ou judiciaires lorsque nécessaire.

7. Hébergement et transferts

Le site et les données personnelles des utilisateurs sont hébergés sur des infrastructures OVH localisées dans des États membres de l’Union européenne, conformément aux informations communiquées par PHONE GS.

À la date de la présente politique, PHONE GS indique que l’architecture principale de stockage des données personnelles Spotifone est réalisée dans l’Union européenne. Si certains prestataires techniques impliquent un transfert hors Union européenne ou un accès depuis un pays tiers, PHONE GS mettra en place les garanties appropriées prévues par la réglementation applicable, notamment clauses contractuelles types, mesures contractuelles et mesures de sécurité complémentaires lorsque nécessaires.

8. Cookies, SDK et traceurs

Le site spotifone.com et l’application peuvent utiliser des cookies, SDK, pixels ou traceurs nécessaires au fonctionnement du service, ainsi que des outils de mesure d’audience, d’analyse, de publicité ou de marketing selon les choix de PHONE GS et/ou de ses prestataires marketing.

Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent être utilisés sans consentement. Les traceurs non essentiels, notamment analytics non exemptés, publicité, retargeting, pixels sociaux ou mesure marketing, sont soumis au consentement préalable de l’utilisateur lorsque la loi l’exige.

Un bandeau ou module de gestion des cookies/traceurs permet à l’utilisateur d’accepter, refuser ou paramétrer les traceurs non essentiels.

9. Mesure d’audience

Pour connaître la fréquentation du site spotifone.com, PHONE GS utilise l’outil PostHog, hébergé en Union européenne. Cette mesure fonctionne sans cookie et sans identifiant persistant : aucune donnée n’est déposée sur votre appareil et il n’est pas possible de vous suivre d’une visite à l’autre. Les informations recueillies (pages vues, type d’appareil, pays, site d’origine) servent uniquement à produire des statistiques agrégées de fréquentation. Ce dispositif, exempté de consentement, ne permet pas de vous identifier.

Google Analytics (sur consentement). Si vous l’acceptez via la bannière affichée à votre arrivée, nous utilisons aussi Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) pour mesurer la fréquentation et l’origine des visites (pages vues, clics vers les stores). Des cookies sont alors déposés pour 13 mois au maximum. Sans votre accord, aucun cookie Google n’est déposé et aucune donnée n’est transmise à Google. Vous pouvez changer d’avis à tout moment via le bouton « Cookies » en bas de page. Les données peuvent être transférées aux États-Unis dans le cadre du Data Privacy Framework.

10. Provenance des inscriptions

Lorsqu’un visiteur crée un compte Spotifone, PHONE GS enregistre la provenance de l’inscription : page d’arrivée sur le site, site référent, campagne éventuelle (paramètres de type « utm »), ainsi que la source d’installation transmise par Google Play lorsque l’application a été installée depuis ce magasin. Ces informations servent exclusivement aux statistiques internes de PHONE GS, afin de comprendre comment les utilisateurs découvrent Spotifone. Elles ne sont ni revendues ni utilisées pour de la publicité ciblée. Vous pouvez en demander l’accès ou la suppression à tout moment en écrivant au support : contact@spotifone.com.

11. Durées de conservation

PHONE GS conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies, augmentée le cas échéant des durées légales, fiscales, comptables, télécom, de sécurité, de preuve ou de défense des droits.

Données	Durée indicative
Compte utilisateur	Durée du compte puis archivage jusqu’à 5 ans pour preuve contractuelle, sauf obligation contraire
Pièce d’identité, justificatif domicile, Kbis	Durée nécessaire à la vérification et à la conformité, puis archivage sécurisé jusqu’à 5 ans lorsque nécessaire à la preuve, fraude ou obligation légale
Documents refusés ou inutiles	Suppression ou archivage limité dès que possible selon les contraintes de sécurité et preuve
Factures et données comptables	10 ans
Historique d’appels et données de consommation	Jusqu’à 12 mois, sauf litige, fraude, impayé, obligation légale ou demande d’autorité
Enregistrements d’appels	6 mois, sauf suppression anticipée ou nécessité de preuve
Transcriptions	6 mois, sauf suppression anticipée ou nécessité de preuve
Logs techniques et sécurité	Jusqu’à 12 mois, sauf incident, fraude ou nécessité de sécurité
Tickets support et réclamations	Jusqu’à 3 ans après le dernier échange, sauf litige ou obligation plus longue
Données marketing	Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans après le dernier contact actif
Preuves de consentement marketing/cookies	Durée nécessaire à la preuve, généralement jusqu’à 3 ans

12. Sécurité

PHONE GS met en œuvre des mesures raisonnables de sécurité adaptées à la nature des données traitées, notamment :

chiffrement HTTPS/TLS des échanges ;
chiffrement des données sensibles au repos ;
accès internes limités aux équipes support/admin autorisées ;
journalisation et supervision de sécurité ;
sauvegardes adaptées ;
vérification par code SMS ;
mesures de prévention de la fraude, notamment via Stripe Radar ou outils équivalents.

L’utilisateur reste responsable de la sécurité de son téléphone, de son email, de son accès à son numéro mobile et de toute utilisation faite depuis son compte.

13. Droits des personnes

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, l’utilisateur peut exercer les droits suivants :

droit d’accès ;
droit de rectification ;
droit d’effacement ;
droit à la limitation ;
droit d’opposition lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ;
droit à la portabilité lorsque applicable ;
droit de retirer son consentement à tout moment ;
droit de définir des directives relatives au sort des données après décès ;
droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Les demandes doivent être adressées à : contact@spotifone.com.

PHONE GS peut demander un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

14. Marketing et retrait du consentement

Les communications marketing peuvent être envoyées par email, notification push, téléphone, campagnes publicitaires, retargeting ou tout autre canal autorisé, uniquement dans le respect des choix exprimés par l’utilisateur et des règles applicables.

L’utilisateur peut retirer son consentement ou s’opposer à la prospection à tout moment :

via le lien de désinscription présent dans les emails ;
via les paramètres du téléphone pour les notifications push ;
via le module cookies/traceurs ;
par email à contact@spotifone.com.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

15. Employeurs et employés

Lorsqu’un employeur crée ou invite un employé, l’employeur peut gérer les numéros, accès et modules qu’il finance. L’employeur ne peut pas voir l’historique d’appels, écouter les enregistrements ni consulter les transcriptions de l’employé, sauf évolution fonctionnelle acceptée et conforme à la réglementation applicable.

En cas de départ de l’entreprise ou désactivation du compte employé par l’employeur, l’employé perd les services attribués par l’employeur mais conserve ses éventuels services personnels, sous réserve des paiements et conditions applicables.

16. Modifications de la politique

PHONE GS peut modifier la présente politique pour tenir compte de l’évolution du service, des traitements, des prestataires, des exigences légales ou de la sécurité. Les modifications importantes sont portées à la connaissance des utilisateurs par tout moyen raisonnable.